관련업무 담당자가 통화중일 때 전화로 문의하고자 하는 민원인의 불편함을 해결할 수 있는 방법은 무엇이 있을까요?
1. 개요
지역교육청에 전화 문의를 하고자 하는 민원인이 해당 업무 담당자가 통화중인 경우 계속 전화 시도를 하여야 하는 불편함이 있습니다.
2. 현황 및 문제점
관련 업무의 업무가 집중되는 시기에는 해당 업무 담당자에게 문의 전화가 몰리는 일이 많습니다.
해당 업무 담당자의 답변을 들어야 하는 사안이라 민원담당 공무원이 전화를 받는 경우 전화를 돌려주거나 업무담당자 전화번호를 알려드리고 있지만 해당 업무 담당자의 통화중 상태가 길게 지속되어 민원인이 오래 기다리거나 계속 전화를 시도하여야 하는 불편함이 있습니다.
오랜 기다림과 통화시도에도 담당자와의 통화가 어려운 민원인은 문제를 조속히 해결할 수 없어 본의 아니게 화가 나서 민원담당 공무원에게 전화를 하여 오랜 통화시도에 대한 불만을 토로는 경우가 종종 있지만, 관련 업무에 대한 내용을 모르는 민원담당 공무원이 해결해드릴 수 없어 안타까운 상황입니다.
3. 개선방안
관련 업무의 문의 전화가 집중되는 시기에 해당 업무 담당자의 전화가 통화중일 경우, 민원인이 전화를 끊지 않고 대기할 수 있도록 하는 시스템이나 메세지를 녹음하여 저장되는 시스템을 마련하여 업무 담당자가 순차적으로 문의를 해결할 수 있게 한다면 민원인이 계속 통화를 시도해야 하는 불편함이 줄어들 것으로 생각되는데 어떻게 생각하시나요?
관련업무 담당자가 통화중일 때 전화로 문의하고자 하는 민원인의 불편함을 해결할 수 있는 방법은 무엇이 있을까요?